link selengkapnya : @digitalindoacademy.com

Cara Menggunakan Rumus SORT dan SORTBY di Microsoft Excel

Microsoft Excel menyediakan berbagai rumus untuk membantu pengguna mengolah data dengan lebih cepat dan efisien. Salah satu fitur yang sangat berguna adalah rumus SORT dan SORTBY, yang memungkinkan pengguna mengurutkan data secara otomatis tanpa harus mengubah urutan data asli secara manual.

Rumus ini cocok digunakan untuk mengurutkan daftar nilai siswa, data penjualan, daftar harga barang, laporan keuangan, hingga data karyawan. Dengan memahami cara menggunakan SORT dan SORTBY, pekerjaan administrasi dan pengolahan data dapat menjadi lebih praktis.

Artikel ini akan membahas pengertian, fungsi, sintaks, contoh penggunaan, serta perbedaan rumus SORT dan SORTBY di Microsoft Excel.

1. Mengenal Rumus SORT dan SORTBY di Microsoft Excel

Rumus SORT dan SORTBY merupakan fungsi Excel yang digunakan untuk mengurutkan data secara otomatis berdasarkan urutan tertentu.

Keduanya tersedia pada versi Excel yang mendukung dynamic array, seperti Microsoft 365 dan Excel 2021 atau versi lebih baru yang kompatibel. Ketersediaannya dapat berbeda tergantung versi dan platform Excel.

Berikut perbedaan fungsi keduanya:

Contohnya, jika kamu memiliki daftar nama siswa beserta nilai ujian, rumus SORT dapat mengurutkan tabel berdasarkan kolom nilai. Sementara itu, SORTBY dapat mengurutkan tabel nama siswa berdasarkan rentang nilai yang terpisah.

2. Mengenal Sintaks Rumus SORT

Rumus SORT memiliki empat argumen, yaitu:

=SORT(array; [sort_index]; [sort_order]; [by_col])

Keterangan:

• array: rentang data yang ingin diurutkan.
• sort_index: nomor kolom atau baris yang menjadi dasar pengurutan.
• sort_order: urutan pengurutan. Gunakan 1 untuk naik (ascending) dan -1 untuk turun (descending).
• by_col: gunakan FALSE untuk mengurutkan berdasarkan baris data, atau TRUE untuk mengurutkan berdasarkan kolom.

Argumen dalam tanda kurung siku bersifat opsional.

Pada Excel dengan pengaturan regional tertentu, pemisah argumen menggunakan titik koma (;). Pada pengaturan lainnya, kamu mungkin perlu menggunakan koma (,).

3. Contoh Menggunakan SORT untuk Mengurutkan Nilai Siswa

Misalnya, kamu memiliki tabel nilai siswa berikut di sel A1:B5.

Untuk mengurutkan siswa berdasarkan nilai dari yang terkecil hingga terbesar, masukkan rumus berikut di sel D2:

=SORT(A2:B5;2;1)

Penjelasan rumus:

• A2:B5 adalah rentang tabel yang ingin diurutkan.
• 2 menunjukkan kolom kedua, yaitu Nilai.
• 1 berarti urutan naik, dari nilai terkecil ke terbesar.

Hasilnya akan menampilkan tabel yang diurutkan berdasarkan nilai:

Jika ingin mengurutkan nilai dari terbesar ke terkecil, gunakan:

=SORT(A2:B5;2;-1)

Dengan cara ini, kamu dapat membuat daftar peringkat nilai secara otomatis tanpa mengurutkan tabel sumber secara manual.

4. Cara Mengurutkan Data Berdasarkan Nama

Rumus SORT juga dapat digunakan untuk mengurutkan data berdasarkan nama secara alfabetis.

Misalnya, daftar nama berada di sel A2:A5. Gunakan rumus berikut:

=SORT(A2:A5)

Secara default, data teks diurutkan secara menaik, yaitu dari A ke Z.

Jika ingin mengurutkan nama dari Z ke A, gunakan:

=SORT(A2:A5;1;-1)

Cara ini berguna untuk merapikan daftar pelanggan, nama karyawan, daftar siswa, atau daftar peserta pelatihan.

5. Mengenal Sintaks Rumus SORTBY

Berbeda dengan SORT, rumus SORTBY memungkinkan kamu mengurutkan suatu rentang berdasarkan nilai dari rentang lain.

Sintaksnya adalah:

=SORTBY(array; by_array1; [sort_order1]; ...)

Keterangan:

• array: rentang data yang ingin ditampilkan dalam urutan baru.
• by_array1: rentang yang digunakan sebagai dasar pengurutan.
• sort_order1: urutan naik (1) atau turun (-1).
• Argumen berikutnya dapat digunakan untuk menambahkan kriteria pengurutan lain.

Keunggulan SORTBY adalah kamu tidak perlu menentukan nomor kolom sebagai dasar pengurutan. Kamu cukup menentukan rentang yang menjadi acuan.

6. Contoh Menggunakan SORTBY untuk Mengurutkan Data Penjualan

Misalnya, kamu memiliki data penjualan berikut.

Data produk berada di A2:A5 dan jumlah penjualan berada di B2:B5.

Untuk mengurutkan produk dari penjualan tertinggi ke terendah, masukkan rumus berikut:

=SORTBY(A2:B5;B2:B5;-1)

Hasilnya:

Rumus tersebut mengurutkan seluruh baris berdasarkan nilai pada kolom Penjualan, sehingga nama produk tetap sesuai dengan jumlah penjualannya.

Fungsi ini sangat membantu ketika kamu membuat laporan penjualan bulanan atau ingin mengetahui produk dengan penjualan tertinggi.

7. Cara Mengurutkan Data Berdasarkan Dua Kriteria

SORTBY juga mendukung pengurutan berdasarkan beberapa kriteria sekaligus.

Sebagai contoh, kamu memiliki tabel data siswa dengan kolom Kelas dan Nilai. Kamu ingin mengurutkan siswa berdasarkan kelas terlebih dahulu, kemudian nilai dari tertinggi ke terendah.

Misalnya:

• Nama siswa berada di A2:A6.
• Kelas berada di B2:B6.
• Nilai berada di C2:C6.

Gunakan rumus:

=SORTBY(A2:C6;B2:B6;1;C2:C6;-1)

Penjelasan:

1. B2:B6;1 mengurutkan berdasarkan kelas secara menaik.
2. C2:C6;-1 mengurutkan nilai secara menurun di dalam urutan kelas tersebut.

Dengan demikian, data dapat dikelompokkan berdasarkan kelas, lalu siswa dengan nilai tertinggi akan muncul lebih dahulu pada setiap kelompok kelas.

8. Perbedaan SORT dan SORTBY dalam Penggunaan Sehari-hari

Agar lebih mudah menentukan rumus yang tepat, perhatikan perbandingan berikut.

Tips: Gunakan SORT jika dasar pengurutan berada di dalam tabel yang sama dan kamu ingin menentukan kolomnya berdasarkan nomor. Gunakan SORTBY jika ingin mengurutkan berdasarkan rentang acuan secara lebih fleksibel.

9. Mengatasi Masalah Saat Menggunakan SORT dan SORTBY

Beberapa masalah dapat muncul saat menggunakan kedua rumus ini. Berikut cara mengatasinya.

1. Muncul pesan #SPILL!

Rumus SORT dan SORTBY menghasilkan array yang dapat mengisi beberapa sel sekaligus. Jika ada data lain yang menghalangi area hasil, Excel dapat menampilkan #SPILL!.

Solusi: kosongkan sel-sel yang menghalangi hasil rumus dan pastikan tidak ada sel gabungan yang mengganggu area keluaran.

2. Muncul pesan #NAME?

Kesalahan ini dapat terjadi jika versi Excel tidak mendukung fungsi tersebut atau nama fungsi salah ditulis.

Solusi: periksa versi Excel yang digunakan dan pastikan penulisan rumus sudah benar.

3. Hasil pengurutan tidak sesuai harapan

Data yang terlihat seperti angka mungkin tersimpan sebagai teks. Akibatnya, pengurutan dapat berbeda dari yang diharapkan.

Solusi: periksa format dan tipe data pada kolom yang digunakan sebagai dasar pengurutan.

4. Rumus tidak diterima Excel

Pengaturan regional Excel dapat menentukan penggunaan titik koma atau koma sebagai pemisah argumen.

Solusi: sesuaikan pemisah argumen dengan pengaturan Excel yang digunakan.

5. Hasil rumus tidak dapat diedit langsung

Hasil SORT dan SORTBY biasanya ditampilkan sebagai dynamic array. Kamu perlu mengubah rumus sumber, bukan mengedit satu sel hasil secara langsung.

Jika memerlukan hasil yang bisa diedit satu per satu, salin hasilnya lalu gunakan fitur Paste Special → Values.

10. Tips Menggunakan SORT dan SORTBY agar Lebih Efisien

Agar pengolahan data menjadi lebih praktis, terapkan beberapa tips berikut:

• Gunakan rentang yang tepat. Pastikan rentang data dan rentang acuan memiliki jumlah baris atau kolom yang sesuai.
• Letakkan rumus di area kosong. Sediakan ruang untuk hasil dynamic array.
• Periksa tipe data. Pastikan angka, tanggal, dan teks disimpan dalam format yang sesuai.
• Manfaatkan beberapa kriteria. Gunakan SORTBY ketika kamu perlu mengurutkan data berdasarkan prioritas tertentu.
• Gabungkan dengan rumus lain. SORT dapat digunakan bersama FILTER untuk menampilkan data yang memenuhi kriteria sekaligus mengurutkannya.

Sebagai contoh, jika kamu ingin menampilkan data penjualan yang nilainya lebih dari 100 sekaligus mengurutkannya dari terbesar ke terkecil, kamu dapat menggunakan:

=SORT(FILTER(A2:B10;B2:B10>100);2;-1)

Rumus tersebut menggabungkan FILTER untuk memilih data dengan SORT untuk mengurutkan hasilnya. Pastikan versi Excel yang digunakan mendukung kedua fungsi tersebut.

Kesimpulan

Rumus SORT dan SORTBY di Microsoft Excel membantu pengguna mengurutkan data secara otomatis, cepat, dan konsisten. SORT cocok untuk pengurutan berdasarkan posisi kolom atau baris dalam suatu rentang, sedangkan SORTBY menawarkan fleksibilitas lebih besar karena dapat menggunakan satu atau beberapa rentang sebagai acuan.

Dengan menguasai kedua rumus ini, kamu dapat mengolah data siswa, penjualan, inventaris, maupun laporan pekerjaan dengan lebih efisien. Keterampilan Excel seperti ini juga dapat menjadi nilai tambah untuk kebutuhan sekolah, administrasi, dan dunia kerja.

🔥 DAFTAR SEKARANG – KONSULTASI GRATIS! 🔥

Ingin meningkatkan keterampilan komputer dan menguasai Microsoft Office untuk kebutuhan sekolah maupun dunia kerja? Digital Indo Academy siap membantu kamu menemukan program pelatihan yang sesuai.

Keuntungan konsultasi bersama Digital Indo Academy:

• Gratis konsultasi
• Respons cepat
• Pelayanan ramah
• Solusi sesuai kebutuhan

Alamat:

Ruko Mitra Niaga, Jl. Raya Abdul Gani No. 5, Jatimulya, Kec. Cilodong, Kota Depok, Jawa Barat 16413.

Hubungi Digital Indo Academy untuk mendapatkan konsultasi gratis dan informasi lengkap mengenai program pelatihan yang sesuai dengan kebutuhanmu.

Mulai kembangkan keterampilanmu dan persiapkan masa depan kariermu bersama Digital Indo Academy!